La evolución digital y el adiós a las planillas.

Hoy en día no se concibe la administración de una empresa sin un software de administración de recursos (ERP) -sea una sistema comercial o hecho a la medida- esto tampoco es ajeno a la realidad de la industria farmacéutica.

Habiendo efectuado un catastro de esta industria en Chile, hemos logrado observar que 5 de cada 10 empresas (ya sean laboratorios, droguerías, distribuidores) poseen un sistema hecho en casa o a la medida, el restante de las empresas posee un software o paquete comercial.

La situación es distinta cuando nos fijamos en los recursos tecnológicos utilizados para la administración de la operación al interior de la bodega (WMS). Nuestros datos muestran que no más del 30% de las empresas posee una plataforma de software comercial para estos efectos. Junto con lo anterior, hemos logrado observar el uso generalizado de hojas de cálculo, tanto como un complemento al WMS o en reemplazo de este. 

Si bien es cierto que el uso de las hojas de cálculo presta una utilidad (son una excelente herramienta para generar gráficos, preparar informes, etc), lo desconocido es que estas tienen una gran debilidad como sistema de administración (control de cuarentena, registro de despachos, administración de mermas o productos destruidos, etc.), ya que no entrega  la seguridad, control y resguardo de la información que necesita la empresa y que debe cumplir ante la autoridad sanitaria. 

La debilidad de la hoja de cálculo es simple de entender pero poco visible en un principio. Podemos señalar como elementos principales:

• No posee control de cambios.
• No permite efectuar una trazabilidad histórica de los datos.
• Ante un registro/cambio en la planilla, no captura datos de hora, fecha, usuario, etc, al momento en que se genera.
• No captura ni permite visualizar que usuario efectuó un cambio.

Las restricciones propias de una hoja de cálculo o de un sistema de administración basado en un conjunto de estas, no entrega la seguridad en el manejo de la información que fijan las normativas y exigencias locales. 

Cuando nuestros clientes nos preguntan cómo suplir el uso de hojas de cálculo, lo primero que hacemos es entender el uso que le otorgan a estas, el tipo de información y el propósito que tienen. En muchos casos ellos mismo llegan a la conclusión que necesitan erradicar el uso de planillas y sustituirlo por una sistema. 

A nuestros clientes que buscan administrar el inventario junto con la condición el estado en que se encuentra (cuarentena, stock disponible, merma, rechazado, destrucción, etc) o que necesitan controlar las posiciones (e historial de posiciones) dentro de la bodega tienen una amplia oferta de paquetes comerciales en el mercado y dentro de ellos se encuentra nuestra solución Optimiza WDP para la administración de las operaciones de un almacén, trazabilidad de lotes y gestión de procesos.